May photocopy ngày nay không chỉ còn thực hiện nhiệm vụ sao chụp thông thường mà còn là một máy đa chức năng với những tính năng hữu ích cho người dùng. Dưới đây là những chức năng và nguyên tắc hoạt động may photocopy mà người dùng cần biết trước khi mua máy photocopy về sử dụng
Máy photocopy cho phép chúng ta thu được những bản chụp nguyên dạng của tất cả các tài liệu. Chỉ cần đặt tài liệu lên trên bảng kính của máy và ấn một nút. Trang giấy được chiếu sáng từ phía trong của máy. Một hình ảnh của trang giấy này được thu lại và tái hiện trên một tờ giấy được phủ những phần từ bột đen, những phần tử bột này gắn luôn vào từ giấy.
Có hai loại máy photocopy chính, loại thứ nhất hoạt động theo phương thức sao chụp dùng mực khô (xerographie) sử dụng loại giấy thông thường. Loại thứ hai hoạt động theo phương thức sao chụp tĩnh điện, nhất thiết phải sử dụng một loại giấy chuyên dụng.
Trong máy photocopy sử dụng mực khô hình ảnh của văn bản gốc được chiếu lên một trống quay có bề mặt rất nhạy cảm với ánh sáng. Những phần tối và sáng được tạo ra nhờ một sự phân bố các điện tích trên bề mặt trụ của trống. Một loại bột đặc biết được phun lên mặt trống và bản sao của hình ảnh bàn đầu khi đó được in ra bằng sự nhiễm bột. Trong máy photocopy máy photocopy tĩnh điện hình ảnh được phóng trực tiếp lên trên giấy như là một bức ảnh.
Ngày nay loại máy photocopy dùng phổ biến là loại sao chụp dùng mực khô. Máy photo ngày nay được trang bị thêm rất nhiều công nghệ như cảm ứng, in mạng và đặc biệt sự ra đời của bộ nạp bản gốc tự động giúp chúng ta có thể sao chụp được nhiều văn bản cùng 1 lúc mà không phải lật lên lật xuống úp từng tờ vào mặt gương thủ công